La transformation numérique des entreprises (on parle également de digitalisation) est la conversion des entreprises aux usages digitaux, à travers des aménagements de processus ou d’organisation, des modifications logicielles ou des acquisitions de nouveaux outils.
Cette transformation numérique, devenue indispensable pour garder sa compétitivité, impacte fortement les habitudes de travail et de comportement des salariés de l’entreprise, mais apporte, en contrepartie une souplesse, une réactivité qui boostent le développement de ceux qui l’ont déjà initiée.
Cette phase de transformation numérique est une étape intermédiaire avant la généralisation des systèmes d’information full-web (schéma ci-dessous).
L’entreprise qui veut digitaliser son fonctionnement doit avoir en tête que la réflexion doit être globale. La meilleure solution est de se faire accompagner par un expert digital afin d’appréhender les solutions possibles.
Les pratiques numériques doivent apporter plus de réactivité, de souplesse et améliorer considérablement le ressenti de l’utilisateur devant les tâches réalisées.
En ce sens, le digital encourage les initiatives parce qu’il propose plus de sécurité et de contrôle. L’utilisateur évolue vers des environnements plus ouverts dans lesquels il peut mieux s’exprimer. C’est parfois un bouleversement dans les habitudes de travail, souvent un réel changement, mais dans tous les cas, l’accent est mis sur le travail collaboratif, la fluidité de l’information et une meilleure intégration entre tous les process utilisés.
Avec ORIO, il est facile de mesurer comment l’expérience utilisateur va être améliorée et de mettre en place les conditions du changement, en prévoyant par exemple un planning de déploiement des modifications envisagées.
Exemple : workflow de conduite de projet.
La digitalisation induit un fort changement, en particulier dans les processus internes.
Cela requiert de remettre à plat l’ensemble de l’organisation du travail dans l’entreprise et de déceler les axes de transformation numérique. Avec la démarche ORIO, il est facile de détecter les freins et les blocages dans la circulation de l’information.
Le rôle du dirigeant est ensuite de planifier et de budgéter les changements nécessaires en y associant l’encadrement et les salariés, afin de déployer de nouvelles démarches collaboratives. Twadeo peut vous aider à formaliser cette transition digitale.
La digitalisation peut se conduire en étapes très simples.
Exemple : la dématérialisation des factures (clients et fournisseurs)
Un des principaux attraits de la transformation numérique est de permettre de rendre les missions et les tâches plus collaboratives.
Le numérique simplifie et fluidifie les échanges d’informations et favorise le travail collaboratif en proposant des outils partagés, y compris entre des personnes n’étant pas sur le même lieu géographique. L’utilisation des supports mobiles (smartphones et tablettes) pour les salariés nomades rend les échanges immédiats et encourage également la prise de décision. En privilégiant la transparence, l’entreprise accroit la connaissance de tous les utilisateurs qui traitent des données vitales et fait émerger des groupes de travail collaboratif très simplement.
Twadeo vous guide dans la façon de mettre en place les outils et les bonnes pratiques collaboratives.
Exemple : la consultation et le partage de documents en mode cloud.
Digitaliser, c’est aussi éliminer les freins qui bloquent ou ralentissent la circulation de l’information.
Connaitre ses clients et ses prospects, conserver les échanges, les actions commerciales, être capable de savoir quels sont ses besoins précis, tout cela est grandement facilité par un environnement digital. Les données clients sont évidemment au cœur du processus et doivent être disponibles pour tous ceux qui vont avoir besoin, d’une façon ou d’une autre, de répondre à un client, de lui proposer de nouveaux services ou de l’informer de délais, de nouveaux tarifs, de promotions … tout ceux qui vont contribuer à fidéliser la clientèle et à séduire de nouveaux clients ou prospects.
Tout cela a un coût et le digital va grandement réduire le temps passé à construire une base de connaissance clients et à la diffuser au plus grand nombre, tout en conservant la confidentialité des informations et en individualisant la diffusion.
Exemple : une application mobile en mode déconnectée pour interagir avec le client sur le terrain.
Pouvoir réagir instantanément, connaitre exactement l’avancement d’un projet et les actions des différents intervenants, valider une étape d’un workflow pour débloquer l’étape suivante, autant de tâches grandement facilitées par l’aspect numérique du travail en équipe.
Cette réactivité améliore l’état d’esprit et le comportement de l’ensemble des utilisateurs. Pour cela il est indispensable que les équipes dirigeantes prônent et encouragent la diffusion et l’utilisation quotidienne des outils digitaux mis à disposition. Cette réactivité nouvelle permet souvent de faire disparaitre des goulots d’étranglement et donne à l’utilisateur une meilleure compréhension globale des flux d’informations dans son entreprise.
ORIO peut d’ailleurs susciter des initiatives d’utilisateurs ou de groupes d’utilisateurs désireux de travailler différemment grâce au digital.
Exemple : avoir à sa disposition toutes les informations concernant la commande d’un client et pouvoir lui répondre immédiatement
La transformation numérique sous-entend une refonte globale des process de l’entreprise, du moins une remise à plat de l’organisation.
En adoptant une démarche plus collaborative, agile, l’entreprise éliminera les freins, augmentera les initiatives et créera de la valeur. Le fait de disposer à tout moment de l’information nécessaire à la prise de décision est un atout concurrentiel important et donne au dirigeant le recul indispensable pour mieux gérer l’entreprise et manager ses équipes.
L’entreprise sera efficace vis à vis de ses clients, mais également de ses fournisseurs et de ses partenaires. La démarche ORIO s’intéresse aux outils digitaux permettant de mieux diffuser l’information en dehors de l’entreprise.
Exemple : des tableaux de bord en temps réel et des prises de décision plus rapides.